亚洲水泥（中国）控股公司供应商须知

一、目的及相关文件：本须知主要目的是确保亚洲水泥（中国）控股公司（以下简称：“亚泥（中国）”）所有的供应商都了解亚泥（中国）行政部采购处（分东南采购处、华中采购处、西南采购处，以下简称“采购处”）一些采购政策及采购程序的基本原则。这些政策和程序分类如下：

1.    亚洲水泥（中国）控股公司行政部采购处特别规范

2.    亚洲水泥（中国）控股公司供应商应遵守之商业原则

3.    亚洲水泥（中国）控股公司行政部采购处报价规定

4.    亚洲水泥（中国）控股公司行政部采购处商业条款说明

供应商必须遵守并了解之相关文件：

1.      亚洲水泥（中国）控股公司【供应商行为指引】

2.      亚洲水泥（中国）控股公司【供应商管理办法】

二、说明：

1.采购处特别规范:

1.1 总成本（TCO）和生命周期成本：亚泥（中国）采购处认同总成本（TCO）概念。使用单位不能仅仅以资本支出的初始投资成本作为预算决定基础，很多时候在系统的生命周期所产生的营运成本远远超过了资本支出的初始投资成本。于是供应商必须解决未来的系统生命周期成本的议题，例如，额外的许可证照费用、额外的专业服务成本、硬件升级及扩充费用…等。

1.2 成本分析：采购处较大的忧虑之一是供应商为了赢过其他竞争者，其出价远远低于他的成本。因为供应商常常会取巧走快捷方式，以质量较差的其他产品作为取代。因此，亚泥（中国）采购处要求供应商提供成本分析数据。必要时，这些信息也将成为成本调整的依据。针对目标物提出报价时，除厂牌、品名、规格、用途需详细确认外，并应配合亚泥（中国）采购处之要求，提供成本分析相关资料供采购经办人制作报价分析表。

  1.3 采均一价格对亚泥（中国）所属各机构：亚泥（中国）是由许多子公司及关系企业所组成，采购处对集团所属各个单位提供采购服务。因此，供应商必须承诺其了解并熟知所有议价商业条款必须适用于亚泥（中国），故供应商不得因集团内使用单位不同而有价格差异。

  1.4 设计与承揽分离原则：有许多得标案必须做后续追踪。例如：有些供应商因早期参与设计服务取得优势而其他供应商并没有，导致使许多符合资格的供应商没意愿参与后续标案。这种现象的后果是第一次得标的供应商通常会提供一些特别的商业条款以利于第一个案件之执行（经常是免设计或研发费），而在后续案件中因缺少竞争性，其报价通常高于一般价格。为减少此种情况，供应商如有参与设计或规划阶段工作，应放弃参加该项案件之后续承揽执行作业。否则，采购处将视其为不合资格之供应商，不得参与报价。

  1.5 转包：亚泥（中国）所有标案文件在使用单位与供应商间均视为正式文件，具有法律意义。虽然供应商因分包部份的标案给其他承包商，而可以获取较低的成本或使工作更有效地执行，但供应商却不应将该标案分包到另一个承包商，因为从本质上而言，供应商是不能转移法律责任和义务到另一个承包商的。

2.采购处供应商应遵守之商业原则：

2.1遵守政府相关法令及国际劳工组织之规定：亚泥（中国）为国内优良企业之一，绝对遵守政府法令，亦要求往来供应商遵守相关法令，不强制劳动、禁用童工、不非法雇用员工，及不使用法令禁止的原物料等等。

2.2职业道德：因为供应商与采购处互为专业的关系，供应商与采购环节人员应避免招待、送礼等交际活动。

2.3使用单位与采购界线: 亚泥（中国）对「请购」、「采购」有清楚的权责界定，供应商与使用单位可以讨论技术有关议题，包括协助草拟规格说明、操作方式…等，但不得讨论或传递任何商业条款、价格…予使用单位。

2.4事前作业人员规划：对于可预知的服务项目，如：年度定修、特定技术性的保养工程，供应商应事前做好全年人员规划。供应商不得以案件过多、太集中于某一特定时间、甚或假日，做为涨价或不予承接之借口。

2.5不得与使单位议价：竞标后之价格，不容许供应商有任何以低于得标价格提供给使用单位的情况发生，否则，采购处将要求该供应商再降低其提供给使用单位议价金额2倍的价格做为最后成交金额。

3.采购处报价相关规定：

  3.1 报价数据及提案要求说明书 (RFPs) 的目的：Quotations and Responses to

RFPs意指供应商告知使用单位其可提供符合使用单位需求的信息。不同之处是RFP用于使用单位不能很容易地表达产品规格、交期以及商业条款。RFP内含，使用单位描述（但不限于）a.工作范围，b.产品规格，c.提案交期，d.验收标准，e.保证条款…等等。不同于一般的报价，而是回复提案信息的详细描述：a.供应商计划如何去符合使用单位的需求，b.参与计划团队的成员，c.贸易条款的建议，d.…等。无论如何，这是一个正式的回复，供应商必须明确说明清楚提供的是（产品、服务、和/或两者）。在案件中供应商将是标案的投标者，而此处的信息内容将可能用来解决使用单位和供应商之间的冲突。

3.2 提供牌价：国外产品之采购，为确实了解采购实际发生费用，采购处会请供应商提供包括汇率、关税、运费、折扣率等相关资料，至于国外原厂的牌价与国内代理商牌价产生差异的部份，应定义为加价(Mark Up)，供应商亦须说明其加价的原则。

3.3不得任意抽回报价单：为避免不法勾结或围标，供应商参与图说与报价过程即视同投标行为，不得任意抽回报价单而不参与竞标。否则，将视同违约行为予以停止今后所有采购案件之报价资格。

3.4 样品：若样品经选定符合使用单位规格，即视为验收规范不得改变材质。

3.5出价为最低者，未必得标 :采购处若发现投标厂商之报价与实际最后投标出价有很大差异时，有权利确认该投标厂商之报价是否属实，倘若判定为报价不实，则可依据投标厂商在执行义务上之瑕疵，判定不将该标案由该投标厂商得标（即使该投标厂商之出价为最低且已符合目标价）。

4.采购处商业条款说明：

4.1 议价：对于议价、竞标之请购案件，采购处一向秉持公平、公开、公正原则处理。有时候会用正常的一对一议价，有时会用招标的方式。招标时，采购处会同时使用密封的信封或公开竞标的方式，公开竞标方式可分为人工开标或电子竞标平台作业，此竞标结果只能确定议价的最终顺序（因为无法包括如：付款方式、交货日期…的条款）。

  4.2 加权：通常取决于价格最低者为得标厂商，有些公司或将因此获得优势。但因有部份产品或服务是需要质量优良、技术性高、交期准确、信赖度佳的供货商，它的报价价格相对地也较一般供货商为高。长此以往，这些供货商便丧失了竞标的机会。为避免有遗珠之憾，所以另行采用申请加值的方式，以提升此类供应商的竞争力。

  4.3 目标价：为期望以合理的价格购得适当的目标物，采购处会依据原始投资金额及设备生命周期成本订定目标价以做参考。

5.其他事项：

   5.1 追加：工程施工期间可能因主、客关因素需要做些许调整，只要有变更部分开始动工，必须于次月15日前将每笔工程变更资料送交使用单位，并请使用单位通知所指定之计价、议价单位（采购处）就该变更部分进行计价或议价，否则使用单位有权就工程变更申请单所载变更部分不予计价。

除特殊情况外，合约内追加部分，均依原合约议后单价八五折为计价基础。因实际变更增加之金额，应以双方契约最后议定者为准，且除特殊情况外，不得超过总工程款的10％。

5.2 证明文件：为确保目标物之质量及来源的正当性，采购处会请供应商提供：产地证明、原厂证明、授权证明……等相关文件。